Recrutement d’une secrétaire médicale en ligne

La secrétaire médicale représente la vitrine de votre cabinet médical. Cette personne occupe un poste essentiel pour faire fonctionner votre cabinet ou service médical. Il est alors primordial que vous trouviez la secrétaire idéale pour mettre toutes les chances de votre côté pour ne pas vous tromper dans votre choix. Comment alors se passe le recrutement d’une secrétaire téléphonique médicale ?

Télésecrétariat médical : les utilités du recrutement

Il y a plusieurs raisons qui peuvent vous pousser à recruter une télésecrétaire médicale. En engageant cette personne, vous pouvez vous consacrer à la médecine et à vos patients. Que vous soyez cardiologue, dentiste, médecin généraliste, il est possible de mettre en service dans votre structure le télésecrétariat médical si :

• Vous n’avez pas dans votre cabinet une secrétaire. Dans ce cas, le téléphone qui sonne sans arrêt peut vous déranger.
• Vous avez une secrétaire, mais la prise de rendez-vous occupe tout son temps et ne lui permet pas de s’occuper des autres tâches importantes comme l’accueil des patients, la réalisation des tâches administratives ou la gestion des urgences.
• Vous voulez que les appels téléphoniques soient traités même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet, ou lors de l’absence de votre secrétaire ou vous-même..

Recrutement télésecrétaire médicale : comment la choisir ?

Le choix d’une télésecrétaire médicale se fait en fonction du volume d’appel, de la nature de vos activités et de l’accueil client :

Le call center

Si vous voulez opter pour ce choix, vous pouvez passer par des sociétés de télésecrétariat en call center.

Dans ce cas, la télésecrétaire travaille sur un plateau d’hébergement avec d’autres télésecrétaires médicales. Vous n’avez donc pas de secrétaire personnelle parce que le service est assuré par plusieurs personnes. C’est ce qu’il vous faut si votre structure doit gérer un gros volume d’appel.

L’avantage du call center c’est que le service peut être assuré 24h/24 et 7 jours sur 7. L'inconvéient est que votre télésecrétaire change régulièrement, et que vous ne pouvez pas la former à long terme.

La télésecrétaire médicale personnalisée

Pour le recrutement de la télésecrétaire, vous aurez une seule personne pour répondre à vos appels téléphoniques.

Elle sera donc votre secrétaire médicale en ligne attitrée, comme si elle travaillait dans votre cabinet. Il faudra donc la former pour qu’elle connaisse au mieux toutes les caractéristiques de votre structure. C’est un point positif pour fidéliser vos clients qui seront habitués à une seule secrétaire. C’est le choix idéal pour un volume d’appel moins important.

Télésecrétariat médical : recrutement d’une secrétaire en ligne spécialisée

Pour certaines activités comme la neurologie, la cancérologie ou d’autres domaines complexes, il est conseillé de recruter une télésecrétaire hautement qualifiée, qui connait les termes spécifiques et le domaine dans lequel elle évolue.

Ce type de secrétaire s’est spécialisé dans l’accueil téléphonique pour un domaine particulier.

Recrutement d’une secrétaire téléphonique médicale : les compétences de la télésecrétaire

Tout comme dans n’importe quel recrutement, vous devez vérifier les compétences de la télésecrétaire. La secrétaire médicale en ligne doit être douée dans plusieurs rayons. Pour ce poste, la télésecrétaire doit :

• Connaître toutes les caractéristiques du service dans lequel elle évolue (besoins, contraintes, activités)
• Savoir accueillir les clients par téléphone. Elle doit être capable de répondre aux questions et demandes d’informations des clients, ainsi que prendre les rendez-vous sans trop faire attendre le client ni allonger la conversation.
• Savoir distinguer et gérer les urgences et les priorités.
• Connaître les termes médicaux concernant votre service
• Maîtriser l’informatique, l’orthographe et l’expression orale et écrite. Outre l’appel téléphonique, la secrétaire médicale en ligne peut avoir comme tâche l’envoi de courrier à tous types de destinataires.

La personne doit aussi être rigoureuse et organisée, surtout si elle doit effectuer parmi ses tâches des comptes-rendus des visioconférences. Elle doit être souple et capable de rassurer les patients. Par ailleurs, elle doit aussi avoir le sens de la discrétion pour ne pas révéler les secrets médicaux.