Recruter une secrétaire médico-sociale

Clinique, laboratoire, cabinet de médecins spécialistes ou généralistes, toutes ces structures peuvent avoir besoin d’une secrétaire médico-social. Elle fait partie des membres qui font fonctionner le cabinet médical. Il faut donc qu’elle dispose des compétences nécessaires pour accomplir ses tâches et fonctions. Mais comment recruter une secrétaire médico-sociale ? Quels sont les rôles d’une secrétaire assistante médico-sociale ?

Qu’est-ce qu’une secrétaire médico-sociale ?

Le secrétaire médico-social est une personne qui assure les fonctions de secrétariat dans un cabinet médical pour un ou plusieurs médecins. Ce poste peut être occupé aussi bien par un homme que par une femme.

Les tâches d’un secrétaire assistant médico-social

Le secrétaire médico-social ou assistant médical assure plusieurs tâches afin de faire fonctionner le cabinet médical. Voici ses principales missions :

• Il organise le planning du ou des médecins pour qui il travaille et les informe des rendez-vous à venir. S’il travaille pour plusieurs médecins, il doit savoir gérer l’agenda de chacun d’entre eux.
• Il tient le standard téléphonique du cabinet. Il répond aux questions des patients, par exemple, sur le déroulement d’un examen ou sur les horaires du cabinet.
• Il prend les rendez-vous des clients, des délégués médicaux ou d’autres personnes et les enregistre sur l’agenda du cabinet. Il décommande aussi les rendez-vous dans le cas où le médecin a une urgence.
• Il s’occupe de la saisie des comptes-rendus des actes médicaux.
• Il gère et classe les dossiers des patients.
• Il s’occupe de certaines administratives du cabinet comme le paiement des factures et la gestion des stocks.

Quelles sont les compétences d’un assistant médico-social ?

Le poste de secrétaire médico-social requiert plusieurs compétences et qualités :

• Rédaction et orthographe,
• Terminologie médicale,
• Gestion administrative et notion en comptabilité,
• Gestion de stocks,
• Outils bureautiques,
• Classement et archivage,
• Techniques d’accueil,
• Gestion des priorités.

L’assistant médical doit faire preuve de discrétion, car il est aussi tenu par le secret professionnel. Il doit posséder un excellent sens relationnel ainsi que de bonnes qualités d’écoute et d’empathie pour assurer l’accueil des patients.

Quel est le cursus d’études d’un secrétaire médico-social ?

Il est conseillé de recruter un secrétaire médico-social ayant un diplôme de baccalauréat en science et technologie de la santé et du social ou en gestion administrative. Et aujourd’hui, un assistant médical a le plus souvent suivi une formation auprès d’une structure comme des hospices publics ou des cabinets médicaux. Il y en a aussi qui ont intégré des établissements scolaires proposant des formations au métier de secrétaire médical.

Embaucher un secrétaire médico-social : les questions à se poser

Avant de recruter un secrétaire médico-social, il faut éclaircir certains points.

• Qui va employer le secrétaire médical ? Il peut être rattaché à un seul médecin ou à plusieurs. Mais il peut aussi être employé par une société. Il est aussi possible qu’il soit le salarié d’une entreprise tierce s’il s’agit par exemple d’un télésecrétaire.
• Comment doit être le profil du candidat ? Doit-il disposer d’un diplôme ou d’un certificat spécifique ? Quelles seront ses fonctions ? Doit-il travailler à temps partiel ou à temps plein ? Si à temps partiel, est-il préférable d’engager un salarié ou un alternant ?

Ce n’est qu’après qu’il est possible de passer aux autres formalités comme la rédaction et la diffusion de l’annonce de recrutement et l’entretien d’embauche. Si le secrétaire médical va travailler pour plusieurs médecins ou pour une société, les entretiens doivent se faire à plusieurs pour s’assurer que le candidat soit accepté par tous.

Pourquoi recruter un secrétaire assistant médico-social ?

Le secrétaire médico-social est un élément important pour un cabinet médical. Il fidélise les patients grâce à ses compétences en accueil physique et téléphonique. Il soulage les charges de travail des médecins en s’occupant de la prise de rendez-vous ou de la gestion des dossiers des patients. Les médecins peuvent ainsi se concentrer sur leur travail.

Le secrétaire assistant médico-social peut travailler dans un cabinet médical. Mais de nombreux cabinets optent aujourd’hui pour les télésecrétaires, d’autres pour la prise de rendez-vous en ligne afin d'amoindrir les charges financières du cabinet.