Quels sont les atouts du télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat n’est plus de nos jours réservé à quelques types d’entreprises, mais s’étend aussi dans le domaine de la santé. Le médecin doit fournir des prestations de qualité pour chacun de ses patients, et l’accueil téléphonique fait partie de ces prestations. Faire appel à une télésecrétaire médicale est judicieux pour plusieurs raisons. Quels sont les avantages du télésecrétariat médical ? Et comment fonctionne-t-il ? C'est ce que nous allons voir ensemble...
Télésecrétariat médical pour tous les professionnels de santé
Le secrétariat à distance a commencé à intéresser les médecins à partir des années 90. Généraliste, chirurgien-dentiste ou kinésithérapeute, le télésecrétariat intéresse plusieurs professionnels de la santé, et peut s'adapter à la plupart des spécialistes de la santé.
Qu’est-ce qu’une télésecrétaire médicale ?
La télésecrétaire médicale est une personne qui garantit le bon fonctionnement des cabinets médicaux, tout en travaillant à son domicile. La télésecrétaire médicale peut travailler pour le compte d’un seul médecin ou spécialiste, ou d’un cabinet médical.
Elle doit assurer les fonctions principales suivantes :
- Effectuer une permanence téléphonique,
- Accueillir les patients par téléphone, répondre à leurs demandes d’informations,
- Prendre les rendez-vous et synchroniser ces rendez-vous avec ceux pris par le médecin,
- Noter les messages à passer au médecin,
- S’il y en a, gérer les urgences.
Si la télésecrétaire dispose d’outils de visioconférence, elle peut être amenée à rédiger des comptes-rendus, des conférences ou des entretiens. Elle peut aussi s’occuper de la rédaction des courriers médicaux et de leur envoi aux concernés.
Comment choisir sa secrétaire médicale ?
Le bon fonctionnement et l’organisation du cabinet médical dépendent en grande partie de la compétence de la secrétaire médicale, qui doit rassembler les qualités suivantes :
- La personne qui occupe ce poste doit donc être dotée d’une grande capacité d’organisation pour qu’elle puisse être apte à gérer les demandes de rendez-vous.
- Elle doit avoir le sens de la discrétion et savoir respecter le secret professionnel.
- Comme il y a des termes spécifiques et techniques à utiliser dans le domaine de la santé, la télésecrétaire doit les connaitre, ainsi qu’être familière au milieu médical. Cela lui permettra de ne pas faire d’erreur de compréhension et d’éviter des conséquences néfastes.
Pourquoi recourir au télésecrétariat médical ?
Le service de télésecrétariat médical est accessible à moindre coût comparé au salaire et charges à débourser pour une secrétaire travaillant en interne. Les meilleures télésecrétaires sont professionnelles, compétentes et efficaces.
Si le médecin choisit un centre d’appel pour assurer le télésecrétariat, le service peut fonctionner 24h/24. Ainsi, il y aura toujours une télésecrétaire disponible pour assister le professionnel de santé.
Quels sont les atouts du télésecrétariat médical ?
Garante de l’image de qualité d’un cabinet médical, la télésecrétaire est le maillon qui met en relation patients et médecin. Mais le télésecrétariat présente d’autres atouts.
En effet, ce service permet :
- D’assurer un accueil de qualité aux patients : grâce à cela, les valeurs positives du cabinet sont tout de suite transmises aux patients.
- De gagner du temps : le médecin pourra se concentrer sur ses activités et ne sera pas perturbé par les appels téléphoniques. Désormais, il ne se consacrera plus qu’à ses patients.
- De mieux gérer les agendas : les demandes de rendez-vous par mail, téléphone et celles prises par le professionnel de santé sont synchronisées dans un seul agenda.
- De réaliser un gain d’argent : le service de télésecrétariat fonctionne sur des formules à la carte. Le médecin ne verse pas de salaire, car seules les opérations sont facturées. Par ailleurs, le professionnalisme de l’accueil est un atout pour fidéliser les patients.
Centre d’appels ou télésecrétaire ?
Il est possible de choisir une télésecrétaire indépendante ou un centre d’appels qui emploie plusieurs télésecrétaires :
- La première solution est à opter pour une petite structure dont les appels entrants sont moins nombreux.
- Pour un plus grand cabinet médical qui accueille plus d’une centaine d’appels téléphoniques par jour, le mieux est de faire appel à un centre d’appel.
L'avantage de la télésecrétaire indépendante est que vous pouvez la former au fur et à mesure, et donc être certain de ses compétences et de l'accueil de vos patients.
