Le coût du secrétariat téléphonique médical
Il est moins onéreux d’externaliser son standard téléphonique médical que d’embaucher une secrétaire en interne. Le coût d’un secrétariat téléphonique médical dépend de plusieurs éléments qui seront cités dans cet article. Que peut faire alors un secrétaire téléphonique médical ? Quels sont les avantages de l’externalisation du secrétariat téléphonique médical ? Quel est le tarif du secrétariat téléphonique médical ? Tout est ici.
Pourquoi externaliser le secrétariat téléphonique médical ?
Il existe encore plusieurs médecins, spécialistes ou généralistes, qui préfèrent traiter eux-mêmes les fonctions du secrétariat médical de leur cabinet. Comme cela, ils pensent réaliser des économies en n'embauchant pas une secrétaire. Toutefois, externaliser le secrétariat téléphonique médical comporte plusieurs avantages :
- Gain de temps : la permanence téléphonique, la prise de rendez-vous et la gestion des rendez-vous sont des tâches à effectuer au quotidien. Les confier à un télésecrétaire permet au praticien de ne se consacrer qu’à son métier qui est de soigner ses patients.
- Économique : il est plus avantageux d’externaliser le secrétariat téléphonique médical que d’embaucher une secrétaire interne ou de traiter soi-même les appels téléphoniques. En effet, les mêmes prestations sont proposées par le prestataire à moindres coûts, car il n’y a pas de charges salariales à payer ni d’équipements téléphoniques et informatiques à acheter.
- Meilleure organisation : l’accueil téléphonique peut être effectué 24h/24 et 7 jours sur 7, même les jours fériés. Ainsi, même si le praticien n’est pas dans son cabinet, les rendez-vous sont pris et notés dans l’agenda des consultations. Le planning du médecin est ainsi plus organisé.
Que peut faire un secrétaire téléphonique médical ?
Les tâches d'un secrétaire téléphonique médical dépendent des besoins du médecin. Le secrétaire choisi doit donc posséder plusieurs compétences pour réaliser ses fonctions. Les rôles que le prestataire peut effectuer sont divers :
- Il réceptionne les appels des patients et ceux d’autres personnes comme les délégués médicaux.
- Il traite les appels en identifiant les intervenants extérieurs. Le prestataire doit aussi savoir reconnaître les appels urgents pour les transférer directement au praticien.
- Il prend les messages pour le médecin.
- Il envoie les messages par email ou par SMS.
- Il filtre les appels.
- Il renseigne les patients sur les horaires du cabinet ou d’autres informations concernant la consultation.
- Il prend les rendez-vous, les notes dans l’agenda du médecin et les gère.
- Il applique les ordres et consignes du médecin.
Quel est le coût d’un secrétariat téléphonique médical ?
Il faut considérer plusieurs paramètres pour déterminer le coût d’un secrétariat téléphonique médical. Ce sont principalement le prestataire choisi, les tâches à effectuer par le prestataire et les formules choisies.
Le tarif du secrétariat téléphonique médical en fonction de l’opérateur
L’opérateur à qui confier les tâches du secrétariat téléphonique médical peut être un prestataire indépendant ou un opérateur qui est employé par une plateforme ou centre d’appels.
- S’il s’agit d’un télésecrétaire indépendant : la facturation se fait le plus souvent par heure. Le tarif pratiqué par un prestataire indépendant oscille entre 15 € et 35 € de l’heure. Cette option convient surtout aux petits cabinets qui ne reçoivent pas plus d’une cinquantaine d’appels par jour.
- S’il s’agit d’un opérateur travaillant dans un centre d’appel : le tarif est généralement appliqué par forfait pour un coût qui démarre à 25 € environ.
Le coût d’un secrétariat médical selon les tâches effectuées
Les services fournis par le prestataire peuvent être seulement la réception des appels ou être plus complets. Dans la deuxième option, la facturation est établie en fonction des tâches accomplies ou du package choisi par le médecin.
Ci-après quelques exemples de tarifs par tâche effectuée :
- Permanence téléphonique : 70 € à 100 € pour environ 50 appels,
- Message d’accueil téléphonique : 15 € à 50 €,
- Gestion des agendas : 10 € à 20 € par mois,
- Réception des fax : 6 €.
Ces tarifs ne sont que des estimations et peuvent varier en fonction des prestataires.
Les différentes formules proposées pour le secrétariat téléphonique médical
Le tarif du secrétariat téléphonique peut donc varier en fonction des formules proposées qui sont :
- La facturation à la tâche,
- La facturation au forfait,
- La facturation au temps passé.
Le prestataire peut également proposer une solution sur-mesure pour des praticiens qui reçoivent au quotidien un volume important d’appels. Cela peut concerner les médecins spécialistes comme les cardiologues. La solution sur-mesure convient également aux cabinets de groupe.
Afin de trouver la meilleure solution qui convient à votre cabinet, il ne faut pas hésiter à faire jouer la concurrence entre les prestataires, demander et comparer plusieurs devis.
